Virtueel vergaderen: Tools en technologieën die het verschil maken
Door de coronacrisis is er een wereldwijde verschuiving naar hybride werken ontstaan. Bij veel bedrijven is hierdoor virtueel vergaderen een belangrijk onderdeel geworden in de communicatiestromen en is het niet meer weg te denken uit de huidige bedrijfscultuur. Het is handig, tijdbesparend, kosteneffectief en met de juiste tools en technologieën kan er nog effectiever gebruik van gemaakt worden. Afhankelijk van de behoeften van de organisatie, kunnen de volgende tools en technologieën het verschil maken in een virtuele vergadering.
Virtueel vergaderen op verschillende platforms
Virtueel vergaderen vereist geavanceerde communicatietechnologieën, zodat teams effectief kunnen samenwerken, ook al wordt er op afstand gewerkt. Dit kan met verschillende communicatieplatforms, zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet.
Het gebruik van een van deze platforms is essentieel voor een moderne communicatie en samenwerking en biedt de mogelijkheid om audio- en videocommunicatie soepel te faciliteren. Elk platform heeft zo zijn eigen kenmerken en voordelen, zoals chatfuncties, integraties, bestandsdeling, planning tools en schermdeelmogelijkheden. Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf, kijkt u welk platform het beste past.
Virtual Reality: Een meeslepende ervaring
Aan virtueel vergaderen worden vaak ook enkele nadelen gekoppeld, zoals het missen van een gevoel van aanwezigheid, persoonlijk contact en interactie. Met Virtual Reality kan er een vergaderruimte nagebootst worden, waardoor het lijkt alsof iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt. Met het gebruik van Virtual Reality in een online vergadering wordt het gevoel van aanwezigheid en interactie versterkt, zelfs op afstand.
Ondanks deze innovatieve tool raden we bij Amsterdam Coworking aan zowel online als eens in de zoveel tijd offline te vergaderen, omdat er face-to-face meer persoonlijk contact is en emoties beter leesbaar zijn. Hiervoor hoeft u niet te beschikken over een eigen kantoorruimte, maar huurt u eenvoudig een vergaderruimte bij Amsterdam Coworking.
Beveiliging en privacy tools
Tijdens online vergaderingen worden er gevoelige gegevens gedeeld, waardoor specifieke maatregelen noodzakelijk zijn. Om deze reden is het slim om de vergaderingen goed te beveiligen. Denk aan tools met End-to-End encryptie, waarbij de vertrouwelijkheid van de besproken informatie wordt gewaarborgd. Ook kunt u denken aan het toepassen van tweestapverificatie of authenticatiemiddelen om toegang tot de vergadering te krijgen.
AI Technologieën: Automatiseringen
Met de nieuwe AI-technologieën kan AI (kunstmatige intelligentie) notuleren tijdens de online vergadering. Dit betekent dat er getranscribeerd en belangrijke punten automatisch vastgelegd kunnen worden. Van deze transcriptie kan er een ‘slimme samenvatting’ gemaakt worden met de belangrijkste momenten en onderwerpen die door de AI worden geanalyseerd. Zo hoeft er niet meer handmatig genotuleerd worden en gebeurd dit automatisch.
Boek uw virtual office voor effectief werken
Wilt u ook virtueel werken? Begin dan met het boeken van een virtueel kantoor. In het hart van Amsterdam zijn er vele mogelijkheden om te werken op een manier die past bij uw bedrijf, behoeften en budget. Met Amsterdam Coworking heeft u niet de hoge kosten zoals bij een traditioneel kantoor, maar straalt u wel de professionaliteit, stabiliteit en flexibiliteit uit zoals van een bedrijf wordt verwacht. Ook kunt u zo eens in de zoveel tijd samenkomen met uw team voor een face-to-face vergadering. Daarnaast profiteert u nog van vele andere voordelen. Interesse of een vraag? Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag verder.
